Chargé de Mission Polyvalent H/F - Va Formation
- CDD
- Va Formation
Les missions du poste
VA Formation, entreprise jeune et familiale, cherche à compléter son équipe. Nous recherchons une personne capable de gérer les tâches quotidiennes d'un chargé de mission. Si tu es dynamique, apprécies le travail en équipe et veux contribuer à notre croissance, rejoins nous !
Type de contrat : CDD Temps plein / Alternance
Localisation : Saint-Chamond (42)
Votre rôle
S'occuper de la gestion administrative d'un de nos clients ainsi que des missions annexes de l'entreprise (communication, formation, commercial...).
Gestion administrative & financière :
Rédaction/envoi des devis aux clients et tous autres documents relatifs aux logiciels EBP.
Suivi des devis (relance et validation).
Émission et transmission des factures aux clients.
Suivi des règlements et relances en cas de retard de paiement.
Règlement des factures fournisseurs.
Gestion des éléments de payes et virements.
Suivi des paiements clients.
Gestion de la boîte mail professionnelle.
Traitement des demandes entrantes.
Prise de contact avec les fournisseurs pour passer commande ou résoudre des problèmes.
Recherche et réservation de solutions d'hébergement pour les besoins professionnels.
Gestion des éléments comptables (relevés bancaires...).
Rédaction de documents professionnels liés à un marché spécifique.
Communication & Digital :
Venir en appui de la chargée de communication sur certaines tâches (maîtrise des outils d'IA, site web, réseaux sociaux)
Ingénierie & Gestion de la formation :
Suivi administratif des dossiers de formation (conventions, attestations, émargements).
Animation de sessions de formation
Gestion et organisation logistique des sessions de formation (planification, inscription des participants, préparation des supports).
Relation et suivi avec les organismes financeurs (OPCO, CPF, etc.).
Missions annexes :
Support et actions transversales en fonction de l'activité (développement commercial, événements...).
Compétences :
Savoir-être : Sens du relationnel, écoute des besoins, réactivité, disponibilité, organisation, rigueur et polyvalence.
Bureautique & Gestion : Maîtrise des outils informatiques, du Pack Office et des outils de gestion recommandés (EBP).
Communication & IA : Compétences en création/gestion de sites web, maîtrise des outils réseaux sociaux et d'IA, aisance dans l'utilisation des solutions d'IA applicables au quotidien appréciées.
Formation : Connaissance administrative du secteur de la formation professionnelle et suivi des dossiers de financement apprécié.
Formations et expériences
Aucune expérience demandée mais c'est un plus / Pour les alternants en formation sur niveau Bac +3
Comment postuler ?
Envoyez votre candidature à : ****@****.** et ****@****.**
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres enseignements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres enseignements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Sens du relationnel
- Travail en équipe
- Logiciels bureautiques
- Intelligence artificielle
- Réseaux sociaux
- Pack Office
- Création d'une base documentaire
- Facturation
- Paie
- Réactivité
- Capacité d’adaptation